Wat doet een organisator?
Ontmoet. Proef. Ontdek. Een Wissel Diner is een sociaal diner met een twist.
In plaats van naar één plek te gaan, verplaats je je van huis naar huis en ontmoet je bij elke gang nieuwe mensen.
Elk evenement heeft één of meerdere organisatoren. Zij zijn het middelpunt, ook voor vragen en ontvangen meestal de deelnemers op de start locatie op de avond zelf. De organisatoren bepalen ook de datums, nodigen mensen uit en beantwoorden vragen van deelnemers. Als er twee of meer organisatoren zijn, kan eentje de app bijhouden terwijl de anderen zich meer richten op communicatie, eventuele start borrel en afterparty.
1. De organisator start
Eén of meer organisatoren starten het evenement eenvoudig via de app. Er kunnen nu ook meerdere organisatoren aangemeld worden.
De organisatie maakt een uitnodiging en nodigt zelf de deelnemers uit, bijvoorbeeld via Whatsapp. De organisatoren bepalen de datum van het evenement en (ook belangrijk) de datum van het sluiten van de inschrijvingen, meestal ongeveer een week voor de evenement zelf.
De organisatie stuurt de registratielink uit de app mee in de uitnodiging naar de deelnemers.
2. Inschrijven
Iedereen die de registratielink ontvangt kan zich nu aanmelden. De administratie van deelnemers is dus geen werk en zou altijd moeten kloppen. Organisatoren kunnen de inschrijvers eventueel daarbij helpen. Afhankelijk van het aantal deelnemers komen er soms veel vragen. Niet iedereen is ook direct bekend met het concept.
Teams kunnen zich inschrijven tot de sluitingsdatum. Ze kunnen voorkeuren aangeven, waar rekening mee gehouden zal worden tijdens de planning.
De organisatoren kunnen altijd zien wie zich heeft ingeschreven, wat hun voorkeuren zijn en kunnen deelnemers eventueel herindelen, verwijderen, voorkeuren aanpassen etc.
3. Slimme planning
Na het verlopen van de inschrijfdatum maakt de app automatisch het schema en laat iedereen weten welke gang ze hebben. Meestal komen er daarna nog vragen van deelnemers. De organisator kunnen altijd het schema aanpassen, tot op de dag zelf.
4. Voorbereiden
De teams bedenken en koken een gerecht—zonder te weten wie er komt eten.
5. Start van de avond
Iedereen komt samen op een centrale plek om te beginnen. Meestal ontvangen de organisatoren de deelnemers, soms met een welkomstdrankje. Soms met een toespraakje.
6. Het diner “loopt”
Vóór elke gang ontvangt elke deelnemer een e-mail met het adres waar ze heen moeten gaan voor de volgende gang. Deze email is normaal automatisch, maar kan ook handmatig verstuurd worden.
De eventuele gangen daarna zijn nog een verassing. Mocht een deelnemer niet meer weten waar ze naar toe moeten, kan een organisator dat opzoeken.
7. Gezamenlijke afsluiting
Na de laatste gang komt iedereen vaak weer samen om ervaringen te delen.
Wat doet de app?
- Houdt de inschrijvingen bij
- Automatische planning (ook voor grote groepen, bv. 24 teams)
- Automatische e-mails tijdens de avond
Alles kan ook met de hand gedaan worden door de organisatoren.